מדיניות פרטיות

מדיניות זו מסבירה איזה מידע אישי אנו אוספים בשירות LegalFlow, כיצד אנו משתמשים בו וכיצד אנו מגנים עליו, בהתאם לחוק הגנת הפרטיות, תשמ״א-1981, כתיקונו (לרבות תיקון 13), ולתקנות הגנת הפרטיות (אבטחת מידע), התשע״ז-2017.

LegalFlow מוצעת בשתי דרכים שהטיפול במידע בהן שונה מהותית: אפליקציית האינטרנט, שבה הקבצים מועלים לעיבוד בענן, ו-LegalFlow for Word, תוסף שבו עיבוד המסמך מתבצע במחשב שלכם. ההבדל מפורט בסעיף 4, והוא חשוב להבנת המדיניות כולה.

בעל השליטה במאגרי המידע המופעלים במסגרת השירות הוא [שם מלא של העוסק / שם החברה], מספר עוסק/חברה [מספר עוסק / מספר חברה], מכתובת [רחוב ומספר, עיר, מיקוד]. LegalFlow הוא השם המסחרי שבו מוצע השירות.

לפניות בענייני פרטיות, למימוש זכויות לפי דין או לדיווח על אירוע אבטחת מידע, ניתן ליצור קשר בכתובת [כתובת דוא״ל לפניות פרטיות] או דרך עמוד צור קשר.

3.1 מידע שאתם מוסרים לנו

• כתובת דואר אלקטרוני לפתיחת חשבון, אימות המשתמש והתחברות. מסירת כתובת הדוא״ל אינה חובה על פי חוק, אך בלעדיה לא ניתן לפתוח חשבון ולהשתמש בשירותים המחייבים התחברות. הסיסמה אינה נשמרת אצלנו כטקסט גלוי
• פרטים שנמסרים בטופס צור קשר: שם, כתובת דואר אלקטרוני, תוכן הפנייה, וטלפון לחזרה אם נמסר
• פרטי מנוי ותשלום, המעובדים באמצעות PayPal
• תיעוד ההסכמה לתנאי השימוש ולמדיניות זו (גרסה ומועד)

3.2 מסמכים וקבצים (אפליקציית האינטרנט בלבד)

קבצים שאתם מעלים ביוזמתכם, וכן הטקסט והנתונים שאנו מחלצים מהם לצורך העיבוד — טקסט המסמך הראשי, תוכן הנספחים ואזכורי הנספחים שזוהו. אלה נשמרים כל עוד המסמך פעיל ונמחקים כמפורט בסעיף 10.

3.3 נתוני שימוש ומידע טכני

אנו אוספים נתוני שימוש ותפעול לצורך הפעלת השירות, אבטחתו, ניהול מכסות ושיפורו — כגון אילו פעולות בוצעו והאם הצליחו, סוג הממשק שבו נעשה שימוש, אירועי מנוי וחיוב ומקור ההגעה הכללי לאתר. נתונים אלה אינם כוללים את תוכן המסמכים. כתובת ה־IP שלכם משמשת לצורכי אבטחה והגבלת קצב בקשות, ועשויה להופיע ביומני התשתית של ספקי האירוח.

כן עשויים להישמר מזהים טכניים או פסאודונימיים המקושרים לחשבון — למשל מזהה אקראי של מסמך, המשמש למכסה ולמניעת חיוב כפול על אותו מסמך. מזהים אלה אינם כוללים את שם המסמך או את תוכנו, אך מאחר שהם מקושרים לחשבון איננו מתייחסים אליהם כאל מידע אנונימי.

בנוסף נאספים דיווחי שגיאות ומידע טכני לצורך איתור תקלות ואבטחת השירות. דיווחים אלה אינם נועדו לכלול תוכן מסמכים, ואנו נוקטים אמצעים לצמצום המידע האישי שבהם. מאחר שהם נוצרים בדפדפן, במקרים חריגים הם עשויים לכלול מידע נלווה שלא נועד להיאסף.

בעבודה מתוך התוסף ל־Word, נתוני השימוש אינם כוללים את תוכן המסמך, את קובצי הנספחים או את שמות הקבצים.

4.1 אפליקציית האינטרנט — עיבוד בענן

אתם מעלים את המסמך ואת הנספחים ביוזמתכם, והעיבוד מתבצע בענן. בזמן העיבוד הקבצים נשמרים אצל ספק האחסון שלנו, תוך שימוש בבקרות גישה ובהצפנה בעת העברה (TLS). כאשר הדבר נדרש לביצוע הפעולה, חלק מתוכן המסמך עשוי להישלח לספק בינה מלאכותית חיצוני, כמפורט בסעיף 5. הקבצים והתוכן שחולץ מהם נמחקים כמפורט בסעיף 10.

4.2 LegalFlow for Word — עיבוד מקומי

התוסף פועל בתוך Microsoft Word על המחשב שלכם. סריקת המסמך, בחירת קבצי הנספחים, התאמת האזכורים, זיהוי תווים בנספחים סרוקים והפקת המסמך המאוחד מתבצעים מקומית. איננו מעלים את תוכן המסמך הראשי או את קבצי הנספחים לשרתי LegalFlow לצורך עיבוד, ואיננו שולחים תוכן זה לספקי בינה מלאכותית. עצם השימוש בתוסף אינו יוצר עותק של המסמך בשרתינו, ולכן צוות LegalFlow אינו יכול לצפות בתוכן שעובד בתוסף.

מה כן נשלח אלינו מהתוסף, ללא תוכן מסמכים וללא שמות קבצים: אימות המשתמש; סטטוס מנוי, רישיון וקופונים; בדיקת מכסה ועדכון מונה שימוש לאחר הפקה מוצלחת; מזהה מסמך אקראי כמתואר בסעיף 3.3; ונתוני שימוש תפעוליים.

Microsoft Word היא סביבת צד שלישי, ולצורך פעולתו עשוי התוסף לטעון גם רכיבי תוכנה מספקים חיצוניים. תוכן המסמכים והנספחים אינו נשלח במסגרת זו, אך כמו בכל בקשת רשת הספק עשוי לקבל מידע טכני נלווה. פעולת Word עצמה כפופה לתנאי Microsoft ולהגדרות שלכם ושל הארגון שלכם, ואיננו יכולים להתחייב לגבי מידע או telemetry ש-Microsoft אוספת בעצמה.

באפליקציית האינטרנט בלבד, ובמידה הנדרשת לביצוע הפעולה שביקשתם, תוכן מתוך המסמכים שהעליתם עשוי להישלח לעיבוד אצל OpenAI בשני מקרים:

• זיהוי אזכורי נספחים — חלק מהטקסט שחולץ מהמסמך הראשי נשלח כדי לזהות את אזכורי הנספחים המופיעים בו
• הפקת טקסט מנספחים סרוקים — כאשר הנספח הוא תמונה או מסמך סרוק וזיהוי התווים המקומי מחזיר תוצאה חלשה, תמונות של העמודים הרלוונטיים נשלחות לתמלול

שמות הקבצים, נתיביהם ופרטי החשבון שלכם אינם נשלחים. השליחה מתבצעת רק כחלק מעיבוד מסמך שהעליתם ביוזמתכם, ואיננו שומרים אצלנו את הבקשות והתשובות.

אנו נוקטים אמצעים לצמצום שמירת התוכן אצל ספק ה־AI, אך איננו יכולים להתחייב בשם OpenAI לגבי מידע שהיא שומרת בהתאם למדיניותה ולתנאיה, למשל לצורך ניטור שימוש לרעה.

תוסף LegalFlow for Word אינו שולח תוכן מסמכים או נספחים לספק בינה מלאכותית. בתוסף, זיהוי התווים בנספחים סרוקים מתבצע במחשב שלכם.

אנו מעבדים מידע אישי למטרות הבאות:

• פתיחת חשבון, אימות והתחברות — יצירת החשבון, אימות כתובת הדוא״ל וההתחברות לשירות
• אספקת השירות וניהול המנוי והמכסה — באתר: עיבוד המסמכים וניהול המנוי והמכסה החודשית; בתוסף: אימות, רישוי ומכסה בלבד
• הודעות תפעוליות — כגון אימות חשבון, איפוס סיסמה ועדכוני מנוי (ראו גם סעיף 13)
• עיבוד תשלומים וחיובים, וקיום חובות חשבונאיות
• אבטחת מידע ומניעת שימוש לרעה — לרבות הגבלת קצב בקשות וזיהוי חריגות
• תיעוד ההסכמה לתנאי השימוש ולמדיניות הפרטיות
• שיפור השירות וניתוח שימוש — על בסיס נתונים שאינם כוללים תוכן מסמכים
• תמיכה טכנית ומענה לפניות
• עמידה בדרישות הדין — לרבות דיני מס, הנהלת חשבונות והוראות רשויות מוסמכות
• דיוור שיווקי — ככל שיישלח, על בסיס הסכמה בלבד (סעיף 13)

מסירת המידע נעשית מרצונכם ואינה חובה על פי דין, אלא אם צוין אחרת בנקודת האיסוף או במדיניות זו. עם זאת, בלא מסירת חלק מהפרטים — ובפרט כתובת הדוא״ל לפתיחת חשבון — לא נוכל לספק את השירות או חלקים ממנו.

התוכן שאתם מעלים נשאר שלכם ומעובד אך ורק לצורך הפעולה שביקשתם. LegalFlow אינה משתמשת בתוכן המסמכים לאימון מודלים מטעמה, לפרסום או לשימוש שיווקי. עיון אנושי בתוכן אינו חלק מהשימוש הרגיל בשירות, ועשוי להתבצע רק במקרים מוגבלים של תמיכה, תחזוקה או טיפול בתקלה (סעיף 9). עיבוד אצל ספק בינה מלאכותית חיצוני מוסדר בסעיף 5.

איננו מוכרים מידע אישי. אנו נעזרים בספקי שירות במידה הנדרשת להפעלת השירות, ובכפוף למדיניות הפרטיות של כל אחד מהם: OpenAI, לעיבוד תוכן מסמכים באפליקציית האינטרנט בהיקף המפורט בסעיף 5; PayPal, לעיבוד תשלומים; Microsoft, כסביבת Word שבה פועל התוסף, כמפורט בסעיף 4.2; וכן ספקי ענן, אירוח, מסד נתונים, אימות משתמשים, דואר אלקטרוני ומדידת ביצועים.

חלק מהספקים פועלים כמעבדי מידע מטעמנו ומשתמשים במידע אך ורק לצורך אספקת השירות, ואחרים עשויים לעבד מידע גם כבעלי שליטה עצמאיים בהתאם לתפקידם ולדין — כך, למשל, PayPal, בשל חובותיה בתחום התשלומים ומניעת ההונאה.

חלק מהספקים והתשתיות פועלים מחוץ לישראל, ולכן מידע אישי עשוי להיות מועבר ומאוחסן במדינות אחרות. העברות כאמור נעשות בהתאם לדין החל, לרבות תקנות הגנת הפרטיות (העברת מידע אל מאגרי מידע שמחוץ לגבולות המדינה), התשס״א-2001.

מסמכים משפטיים עשויים לכלול מידע אישי ומידע רגיש על אנשים שאינם המשתמש שהעלה את המסמך — כגון לקוחות, בעלי דין, עובדים ועדים.

בהעלאת מסמך לאפליקציית האינטרנט, המשתמש מצהיר כי הוא רשאי להעביר ולעבד את המידע באמצעות השירות וכי קיימת בידיו הרשאה או סמכות חוקית מתאימה לכך. אין להעלות מידע שאינו נחוץ לצורך השימוש בשירות.

אנו נוקטים אמצעים טכנולוגיים וארגוניים סבירים ומקובלים להגנה על המידע, בהתחשב באופיו, ברגישותו וברמת הסיכון, בהתאם לחוק הגנת הפרטיות כתיקונו ולתקנות הגנת הפרטיות (אבטחת מידע), התשע״ז-2017. בין השאר: הצפנה בעת העברה, בקרות גישה והרשאה, מערכות אימות, מחיקת מסמכים בהתאם למדיניות שבחרתם, וניטור ואבטחה של התשתית.

למרות זאת, ייתכן שלצוות מורשה תהיה גישה טכנית מוגבלת למסמכים שהועלו באפליקציית האינטרנט לצורך תחזוקה, תמיכה או טיפול בתקלות. גישה זו מנוהלת ומצומצמת למינימום הנדרש. מסמכים שעובדו בתוסף Word אינם מאוחסנים בשרתינו ולכן אינם נגישים בדרך זו.

אין באפשרותנו להבטיח אבטחה מוחלטת. אם יתרחש אירוע אבטחת מידע החייב בדיווח, נפעל בהתאם לחובות הדיווח החלות עלינו לפי דין. אם נודע לכם על חשד לאירוע, לפגיעות או לגישה בלתי מורשית, נודה לדיווח מיידי בכתובת [כתובת דוא״ל לפניות פרטיות].

10.1 מחיקת מסמכים באפליקציית האינטרנט

בעת ההעלאה אתם בוחרים באחד משני מסלולי המחיקה:

• מחיקה לאחר הורדת המסמך המאוחד — הקבצים מסומנים למחיקה מיד עם אישור ההורדה, ובכל מקרה בתום 24 שעות ממועד ההעלאה
• מחיקה בתוך 24 שעות — בתום 24 שעות ממועד ההעלאה, בין אם בוצעה הורדה ובין אם לאו

עם הגיע מועד המחיקה הקבצים אינם זמינים עוד: השירות חוסם את הגישה אליהם, ולא ניתן להורידם, לצפות בהם או להפיק מהם מסמך. ההסרה הפיזית מהאחסון וניקוי התוכן שנשמר לצורך העיבוד מתבצעים בדרך כלל בתוך 24 שעות נוספות.

עם המחיקה מוסרים הקבצים שהעליתם, המסמך המאוחד שהופק והתוכן שחולץ מהם לצורך העיבוד.

10.2 רשומת המסמך בחשבונכם

לאחר מחיקת הקבצים והתוכן שחולץ מהם, רשומת המסמך עשויה להמשיך להופיע בחשבונכם כל עוד לא בחרתם למחוק אותה. הרשומה עשויה לכלול את שם המסמך, את שם הקובץ המקורי ומידע תפעולי כגון סטטוס ומועדים, אך אינה כוללת את תוכן המסמך או את הנספחים.

ניתן למחוק את הרשומה בכל עת מלוח הבקרה, ומחיקתה מסירה גם את שם המסמך, את שם הקובץ המקורי ואת רשומות הנספחים. עותקים מוגבלים עשויים להישאר לתקופה נוספת בגיבויי המערכת של ספקי התשתית, עד למחיקתם במחזור הגיבוי הרגיל, ולא ייעשה בהם שימוש שוטף.

10.3 תקופות שמירה

• מסמכים שהועלו לאתר – לפי מסלול המחיקה שבחרתם, כמפורט בסעיף 10.1
• רשומת המסמך בחשבונכם – נשמרת כל עוד החשבון פעיל וכל עוד לא בחרתם למחוק אותה
• תוכן מסמכים בתוסף Word – אינו נשמר בשרתינו כלל
• פרטי חשבון – נשמרים כל עוד החשבון פעיל. עם מחיקת החשבון פרטי החשבון נמחקים, למעט מידע שקיימת חובה בדין או צורך לגיטימי לשמרו לתקופה נוספת, כגון נתוני עסקאות, רישומים חשבונאיים, מידע הנדרש לבירור מחלוקת או מידע אבטחתי
• נתוני עסקאות ורישומים חשבונאיים – נשמרים למשך התקופות הנדרשות לפי דיני המס והנהלת החשבונות
• נתוני קופונים ומכסה – תקופת המנוי ועוד 24 חודשים, לצורכי חיוב, מניעת ניצול לרעה ובירור מחלוקות
• נתוני שימוש ואנליטיקה, לרבות מזהי מסמך פסאודונימיים, ופניות תמיכה – עד 24 חודשים
• לוגים תפעוליים ודיווחי שגיאות – עד 12 חודשים, או תקופה קצרה יותר ככל שאינם נדרשים עוד לאיתור תקלות
• רישומי אבטחה, גישה והרשאות – בהתאם לדרישות הדין החלות על המאגר ולתקופות הנדרשות לצורכי אבטחה ובקרה

בתום התקופות האמורות המידע נמחק או עובר אנונימיזציה, אלא אם קיימת חובה שבדין או צורך לגיטימי להמשיך ולשמרו, למשל לצורך בירור מחלוקת או הליך משפטי.

בהתאם לחוק הגנת הפרטיות, ובכפוף לתנאים ולחריגים הקבועים בדין, אדם זכאי לעיין במידע אישי עליו המוחזק במאגר מידע, ולבקש לתקנו או למחקו אם אינו נכון, שלם, ברור או מעודכן. בקשות נוספות — כגון להגבלת שימוש, להתנגדות לעיבוד או לקבלת עותק של המידע — ייבחנו בהתאם לדין החל ולנסיבות הבקשה.

לצורך מימוש הזכויות ניתן לפנות אלינו בפרטי הקשר שבסעיף 2. ייתכן שנבקש מידע סביר לצורך אימות זהות הפונה. נטפל בבקשות ונשיב עליהן בתוך המועדים הקבועים בדין, בהתאם לסוג הבקשה ולנסיבות העניין.

אנו משתמשים בעוגיות ובאחסון בדפדפן לשלוש מטרות:

• אמצעים חיוניים – שמירת ההתחברות המאובטחת לחשבון והפעלתו
• העדפות ונתונים זמניים – כגון העדפות נגישות שבחרתם, קוד קופון בתהליך רכישה ומזהים זמניים הנדרשים לפעולת השירות ולמדידה
• מדידת שימוש וביצועים – נתונים כלליים על השימוש בעמודי האתר ועל ביצועיו

איננו עושים שימוש בעוגיות פרסום, ברימרקטינג או במעקב התנהגותי חוצה אתרים. תוכלו להגדיר את הדפדפן שלכם לחסום עוגיות, אך הדבר עשוי להשפיע על פעולת השירות ובפרט על ההתחברות לחשבון.

הודעות תפעוליות הנוגעות לחשבון ולשירות — כגון אימות חשבון, איפוס סיסמה ועדכוני מנוי — נשלחות כחלק מאספקת השירות ואינן דיוור שיווקי.

עדכונים שיווקיים, ככל שיישלחו, יישלחו רק על בסיס הסכמה מראש, בהתאם לסעיף 30א לחוק התקשורת (בזק ושידורים), התשמ״ב-1982. ניתן לבטל את ההסכמה בכל עת, ללא עלות, באמצעות קישור ההסרה שבהודעה או בפנייה אלינו.

מסירת מידע לפי דין. אנו עשויים למסור מידע אישי לרשות מוסמכת או לצד שלישי כאשר קיימת חובה שבדין, צו שיפוטי או דרישה חוקית מחייבת, וכן כאשר הדבר נדרש באופן סביר לצורך הגנה על זכויותינו, על בטיחות המשתמשים או לצורך מניעת שימוש לרעה.

שינויים בפעילות העסקית. במקרה של מיזוג, רכישה, מכירת פעילות או העברת נכסים, המידע האישי עשוי לעבור לגורם הרוכש או הממשיך, ובלבד שיוסיף להיות מוגן בהתאם למדיניות זו או למדיניות שאינה מקנה הגנה פחותה. נודיע על כך בהתאם לנדרש בדין.

קישורים לאתרים חיצוניים. השירות עשוי לכלול קישורים לאתרים של צדדים שלישיים. איננו אחראים למדיניות הפרטיות או לאופן הטיפול במידע באתרים אלה, ומומלץ לעיין במדיניות של כל אתר לפני מסירת מידע.

קטינים. השירות מיועד לבגירים בלבד. איננו אוספים במודע מידע מקטינים מתחת לגיל 18, ואם יתברר שנאסף מידע כזה נמחק אותו לאלתר.

אנו עשויים לעדכן מדיניות זו מעת לעת. נפרסם את הגרסה המעודכנת ונציין את מועד העדכון. במקרה של שינוי מהותי באופן איסוף המידע או השימוש בו נמסור הודעה מתאימה, ובמקרים שבהם הדין מחייב זאת נבקש הסכמה מחודשת.

לשאלות נוספות, בקשות מיוחדות או פניות בנוגע לפרטיות ולמידע האישי שלכם, ניתן ליצור איתנו קשר בכתובת [כתובת דוא״ל לפניות פרטיות], בדואר לכתובת [רחוב ומספר, עיר, מיקוד], או דרך עמוד צור קשר באתר.

כמו כן, אתם רשאים להגיש תלונה לרשות להגנת הפרטיות במקרה של חשש להפרת פרטיותכם.